Exact Financials (v3)

Finance Manual - Verdichtingen, grootboekrekeningen en grootboekkoppelingen aanmaken

Verdichtingen, grootboekrekeningen en grootboekkoppelingen aanmaken

Inleiding

Dit hoofdstuk beschrijft hoe u (hoofd)verdichtingen, grootboekrekeningen en grootboekkoppelingen aanmaakt. De opzet van uw grootboek, inclusief hoofdverdichtingen en verdichtingen, is belangrijk voor:

• De kwaliteit van de informatie die uit uw administratie kan worden verkregen
• De doelmatigheid waarmee u uw financiële administratie kunt voeren
• De helderheid van uw balansoverzichten (balansrekening en winst en verliesrekening)

Procedure

• Verdichtingsschema aanmaken. Ontwerp eerst op papier een verdichtingsschema en voer vervolgens de hoofdverdichtingen en de verdichtingen in. Het verdichtingsschema wordt gebruikt wanneer u balansen opvraagt.
• Grootboekrekeningen aanmaken. De manier waarop u de diverse grootboekrekeningen vastlegt, is van essentieel belang voor de werking van uw gehele administratie.
• Grootboekkoppelingen definiëren.Voor boekingen die u regelmatig moet invoeren, zoals kortingen en rekenverschillen, dient u koppelingen met grootboekrekeningen aanmaken. Het programma gebruikt deze koppelingen om de betrokken boekingen tijdens de verwerking automatisch te genereren.
  ! Maak eerst de grootboekrekeningen aan die nodig zijn voor de grootboekkoppelingen. Definieer vervolgens de feitelijke grootboekkoppelingen.

Verdichtingsschema aanmaken

Financiële overzichten kunnen worden weergegeven in verdichte vorm. Dit betekent dat de bedragen op aan elkaar gerelateerde rekeningen worden gesaldeerd en als zodanig weergegeven. Om zulke overzichten te kunnen genereren, moet u een verdichtingsschema opstellen.

Een goed verdichtingsschema helpt u te voldoen aan de wettelijke eisen met betrekking tot het opstellen en publiceren van uw jaaroverzichten.

Het is belangrijk om eerst een concept-verdichtingsschema op papier te maken, voordat u tot implementatie overgaat. Neem alle grootboekrekeningen op die u in de verdichtingen wilt gebruiken. Neem vervolgens alle verdichtingen op in hoofdverdichtingen.

Meest gestelde vragen

• Ik heb onjuiste hoofdverdichtingen ingevoerd. Hoe kan ik ze verwijderen?

  De hoofdverdichtingen die u wilt verwijderen, zijn gekoppeld aan verdichtingen. U moet deze koppelingen eerst verbreken met [ Tabellen, Onderhoud, Verdichtingen ]. Verwijder vervolgens de hoofdverdichtingen in [ Tabellen, Onderhoud, Hoofdverdichtingen ].

• Wat is het verschil tussen hoofdverdichtingen en subtotaalrekeningen?

  Zowel met hoofdverdichtingen als met subtotaalrekeningen kunt u grootboekrekeningen groeperen en bedragen salderen. Subtotaalrekeningen werken echter alleen bij opeenvolgende grootboekrekeningen, terwijl hoofdverdichtingen rekeningen kunnen salderen en groeperen die niet noodzakelijkerwijs opeenvolgend genummerd hoeven te zijn. Met behulp van hoofdverdichtingen kunt u bovendien verdichte overzichten genereren.

Grootboekrekeningen aanmaken

De manier waarop u uw verschillende grootboekrekeningen definieert, is bepalend voor de werking van uw gehele administratie. Het is van vitaal belang dat u uw rekeningschema systematisch opbouwt en daarbij gebruik maakt van een logische codering voor de rekeningen. Daarnaast moet u een duidelijk onderscheid maken tussen balansrekeningen en winst-en-verliesrekeningen.

Belangrijke aspecten die u in overweging moet nemen voordat u grootboekrekeningen gaat aanmaken:

• Algemene aspecten
• BTW-rekeningen en BTW-codes
• Subtotaalrekeningen en lege rekeningen
• Belangrijkste grootboekrekeningen

Algemene aspecten

Bij het aanmaken van grootboekrekeningen dient u rekening te houden met de volgende aspecten:

• De cijfercode van de grootboekrekeningen
• Het verdichtingsschema
• De overzichtelijkheid en leesbaarheid van de financiële gegevens door effectief gebruik van subtotaalrekeningen en lege rekeningen
• De plaats waarnaar het saldo van een rekening moet worden doorgesluisd: de balans- of de resultatenrekening
• Of een rekening in een (automatische) herwaardering moet worden meegenomen
• Of bedragen die zijn geboekt op een rekening, worden toegewezen aan kostenplaatsen en/of kostendragers

BTW-rekeningen en BTW-codes

Wanneer u een grootboekrekening aanmaakt, moet u een BTW-code invoeren. Als u begint te werken met Exact Financials, is alleen maar BTW-code '0' beschikbaar. Maak via de volgende procedure BTW-rekeningen en BTW-codes aan:

1. Maak eerst in [ Grootboek, Stamgegevens,Onderhoud, Grootboekrekeningen ]. de benodigde BTW-rekeningen aan, zoals 'Af te dragen BTW' en 'Te vorderen BTW'. Voer de BTW-code '0' in, in het veld 'BTW code'.
2. Definieer vervolgens alle BTW-codes in [Grootboek, BTW, Stamgegevens, Onderhoud, BTW-codes], waarbij u gebruik maakt van de BTW-rekeningen die u zojuist hebt aangelegd.
3. Hebt u eenmaal alle benodigde BTW-codes gedefinieerd, dan kunt u alle andere grootboekrekeningen aanmaken in [ Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Grootboekrekeningen ], waarbij u gebruik maakt van de BTW-codes die u hebt gedefinieerd.

Belangrijkste grootboekrekeningen

Voor de financiële pakketten zijn de volgende grootboekrekeningen essentieel:

• Grootboekkoppelingen.Via grootboekkoppelingen worden boekingen automatisch in de juiste rekeningen ingevoerd. Dit versnelt het boekingsproces. Voordat u grootboekkoppelingen kunt aanmaken [ Bestand, Administratieinstellingen, Grootboekkoppelingen ], moet u eerst grootboekrekeningen aanmaken.
• Debiteuren en crediteuren tegenrekeningen. Met deze rekeningen legt u boekingen, bijvoorbeeld van facturen, in subadministraties vast. Zij vormen de standaard tegenrekeningen voor het inkoop- en het verkoopboek.
• Dagboeken.Er moet een standaard tegenrekening zijn voor de volgende typen dagboeken: verkoop, inkoop, bank en kas. Voert u een boeking in één van deze dagboeken in, dan wordt altijd de standaard tegenrekening gebruikt.
• BTW-codes.Voordat u BTW-codes kunt aanmaken in [Grootboek, BTW, Stamgegevens, Onderhoud, BTW-codes], moet u de grootboekrekeningen 'Af te dragen BTW' en 'Te vorderen BTW' aanmaken, waarop de berekende BTW-bedragen worden geboekt.
• Valuta.Valutaverschillen tussen openstaande posten en betalingen kunnen winsten en verliezen tot gevolg hebben. U moet misschien bedragen in vreemde valuta herwaarderen als er sprake is van koersverloop. Voor de betrokken boekingen moeten de grootboekrekeningen aan iedere valuta worden gekoppeld in [Grootboek, Valuta, Onderhoud, Valuta]. 
• Activa.Voordat u activagroepen kunt aanmaken, moet u eerst de benodigde grootboekrekeningen aanmaken. Definieer vervolgens de vereiste rekeningen in [Stamgegevens, Onderhoud, Activa, Activagroepen] in het Activa menu.
• Kostenplaatsen en kostendragers.Past u kostenverdeling toe, dan kunt u een dekkings- en een kostenrekening koppelen aan iedere kostenplaats in. [Grootboek, Kostenplaatsen, Koppeling grootboekrekening, Onderhoud] .

Voor de logistieke pakketten wordt u verwezen naar de handleidingen die deze pakketten beschrijven.

U kunt uw rekeninggegevens, en de manier waarop daarmee in uw administratie wordt gewerkt, aanpassen aan uw eigen wensen en inzichten.

Meest gestelde vragen

• Wanneer ik grootboekrekeningen aanmaak, moet ik BTW-codes invoeren, maar wanneer ik BTW-codes aanmaak, heb ik grootboekrekeningen nodig. Hoe pak ik dat aan?

  BTW-code '0' staat altijd tot uw beschikking. Maak uw BTW-rekeningen eerst aan met BTW-code '0'. Maak vervolgens alle BTW-codes aan die u nodig hebt, met behulp van de zojuist aangelegde rekeningen. Tot slot kunt u alle andere rekeningen aanmaken.

• Ik heb een aantal grootboekrekeningen aangemaakt. Waarom kan ik ze niet gebruiken?

  U kunt geen boekingen invoeren op subtotaalrekeningen of lege rekeningen. Zorg ervoor dat u {Nee} kiest in het veld 'Subtotaal Rekening'. Hebt u in dit veld per ongeluk {Ja}of {Leeg} gekozen, dan moet u de desbetreffende rekening verwijderen en een nieuwe aanmaken. Een andere oorzaak kan zijn dat u de instelling 'Blokkeren' hebt aangezet.

Grootboekkoppelingen definiëren

Wanneer u boekingen invoert, worden bepaalde bedragen, zoals inkoopkortingen en vrachtkosten, gewoonlijk doorgesluisd naar rekeningen die speciaal voor dit doel zijn bestemd. In Exact Financials gebeurt dit automatisch, aan de hand van de grootboekkoppelingen die u vooraf hebt gedefinieerd.

• Ook als u misschien vindt dat u niet alle grootboekrekeningen nodig hebt, moet u toch een alle velden invoeren wanneer u deze grootboekkoppelingen aanmaakt. Deze grootboekrekeningen moet u vooraf aanmaken.

Zie ook:

• [Bestand, Administratie instellingen, Grootboekkoppelingen]

Meest gestelde vragen

• Waarom kan ik een bepaalde grootboekrekening niet kiezen?

  Controleer de instellingen van de rekening in [ Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Grootboekrekeningen ]. Rekeningen die u wilt koppelen moeten voldoen aan de volgende eisen:

  • In het veld 'Subtotaalrekening' moet {Nee} zijn gekozen.
  • Vaste tegenrekeningen, dus rekeningen gekoppeld aan dagboeken, zijn niet toegestaan.

• Ik heb geen grootboekkoppelingen nodig. Moet ik ze dan toch aanmaken?

  Ja. Deze gegevens zijn vereist om journaalposten te kunnen verwerken. Gebruikt u geen specifieke grootboekkoppelingen, dan kunt u een paar dummy-rekeningen aanmaken, bijvoorbeeld met nummer 999999, en deze hier koppelen.

Finance Manual > Inhoud > Verdichtingen, grootboekrekeningen en grootboekkoppelingen aanmaken